Tvrtke od svojih dobavljača dobivaju račune u različitim formatima. Mogu biti u papirnatom ili elektroničkom obliku. Tvrtka je dužna platiti primljeni račun u dogovorenom roku ili ga reklamirati. U tu svrhu mora uspostaviti učinkovit proces u kojem odgovorne osobe ili odobravaju ili odbijaju račun.

Različite račune mogu odobriti različite osobe u organizaciji prema odgovornosti. Kako bi se osiguralo da se potvrda ne izgubi, ona mora postati dio sustava dokumenata odmah po ulasku. Put dokumenta kroz proces odobravanja mora biti predvidljiv. U svakom koraku potrebno je zabilježiti relevantne podatke. Posebno su važni statusi u procesu te datum i vrijeme kada su se dogodili ključni događaji u procesu potvrde.

Dokument ulazi u proces na različite načine. Ako je račun izvorno u e-formi, obično se prima e-poštom i uvozi u dokumentni sustav. Ako je račun u papirnatom obliku, prvi korak je snimanje u elektroničkom obliku uz pomoć skenera. Slijedi snimanje meta podataka. To je ključni podatak o dokumentu koji prvi pomaže odgovornoj osobi da ga odobri ili odbije. Riječ je o opisnim, datumskim i numeričkim podacima koji se većinom preuzimaju automatski uz pomoć OCR tehnologije ili izravno iz dogovorene strukture dokumenta (XML, JSON ili drugi sličan format). Uhvaćeni meta podaci dodatno pojednostavljuju unos dokumenata u poslovni informacijski sustav (ERP).

Ukoliko odobravatelj odobri primljeni račun, samo se on automatski prenosi u informacijski sustav i nema potrebe za ponovnim unosom podataka. Više. Prilikom uvoza računa u sustav podatke je moguće dodatno provjeriti (npr. na temelju obračuna PDV-a možemo provjeriti jesu li iznosi po stavkama točni). Međutim, ako je odobravatelj odbio račun, možemo automatizirati proces na način da se prigovor šalje dobavljaču e-mailom.